Btw over reiskosten, dit moet je weten

Hoe zit het met btw over reiskosten? Als ondernemer of zzp’er krijg je soms te maken met reiskosten voor het OV of de auto. Deze reiskosten breng je de klant of opdrachtgever in rekening. De vraag is of je ook btw over reiskosten in rekening moet brengen en hoe je dit berekent. Maar ook hoe het zit wanneer jij als ondernemer reiskosten aan een andere ondernemer betaalt.

Reiskosten doorberekenen aan de klant

Wanneer je voor een dienst (of product) naar de klant of opdrachtgever toe moet dan maak je reiskosten. Het is heel normaal om deze reiskosten door te berekenen aan de klant. Overigens doet niet iedere ondernemer dit: sommigen zien het als extra service of berekenen deze kosten in de totaalprijs door.

Wat kun je als reiskosten in rekening brengen? Fiscaal mag je maximaal € 0,19 per gereden kilometer in rekening brengen. Maar dan gaat het hier over de kilometervergoeding tussen jou als privépersoon en je eigen onderneming. Oftewel wanneer je met je privé auto zakelijke kilometers maakt.

Met betrekking tot reiskosten doorberekenen aan de klant is er geen minimum of maximum tarief. Je bepaalt zelf welke kilometervergoeding je reëel vindt. Dit kan dus die € 0,19 zijn maar ook € 0,10 of € 0,40.

Btw over reiskosten wanneer je dit zelf in rekening brengt

Je brengt reiskosten in rekening. Hoe zit het met btw over reiskosten? Wanneer je reiskosten in rekening brengt dan behoren deze kosten tot de omzet. De belastingdienst ziet dit namelijk als omzet uit onderneming. In beginsel ben je verplicht om btw over de reiskosten in rekening te brengen.

Dit betekent dat je niet alleen reiskosten op de factuur zet maar ook de bijbehorende btw. Deze btw geef je aan bij de btw aangifte (belastingdienst) en moet je dus afdraaien.

Sommige ondernemers zijn niet btw plichtig. Dit geldt bijvoorbeeld bij de kleine ondernemersregeling (KOR). Val je hieronder dan hoef je geen btw over reiskosten in rekening te brengen.

Wanneer je reiskosten aan een ondernemer betaalt

Je neemt ergens een dienst of product af en het bedrijf of de ondernemer komt naar je toe. Hiervoor mag het bedrijf reiskosten in rekening brengen. Deze betaal je dus gewoon tegelijkertijd met de kosten voor de dienst of het product.

Op de factuur zie je dat er btw over de reiskosten is berekend. Deze btw heb je gewoon te betalen, of je nu consument of ondernemer bent. Voor ondernemers is de betaalde btw aftrekbaar als voorbelasting bij de btw aangifte. Consumenten kunnen de betaalde btw nergens als kosten aftrekken.

Zakelijke reiskosten en btw

Als ondernemer maak je soms veel kilometers. Wanneer je zakelijke kilometers maakt dan valt het onder zakelijke kosten. Je mag reiskosten aan een opdrachtgever of klant doorberekenen. Die zelf te reiskosten (zakelijke kilometers) mag je ook opvoeren bij de belastingdienst.

Rij je met een privé auto zakelijke kilometers dan krijg je een kilometervergoeding van € 0,19. Hier vallen alle kosten onder waaronder brandstof, parkeerkosten, onderhoud en nog veel meer. Zelfs wanneer je bonnetjes van gemaakte kosten hebt kun je deze niet opvoeren. Je financiert alles vanuit die € 0,19 per kilometer.

Uitzondering op de regel is wanneer er btw op een bonnetje staat. Betaalde btw mag je namelijk wel terugvragen, maar alleen wanneer het om zakelijk gereden kilometers gaat.

Reiskosten + btw op OV (openbaar vervoer)

Maak je zakelijke kosten voor het openbaar vervoer? De btw over reiskosten voor OV bedraagt 9%. Ook wanneer dit niet op het kaartje of bonnetje staat.

Btw over reiskosten berekenen

Hoeveel btw over reiskosten breng je in rekening? Omdat reiskosten onder omzet valt kan de hoogte van de btw verschillen. Dit is namelijk afhankelijk van het btw-tarief waar je als ondernemer onder valt . Voor veel producten en diensten zal dit 21% zijn maar het kan ook om een tarief van 9% of 0% zijn. Kunstenaars bijvoorbeeld krijgen te maken met 0% btw-tarief. Gemaakte reiskosten worden dan ook belast met 0% btw.

Een hovenier brengt zijn klanten 21% btw in rekening. De btw over reiskosten bedraagt dan ook 21%.  De btw over reiskosten berekenen wanneer je dit in rekening brengt is heel eenvoudig. Bepaal de reiskosten en tel hier 9% of 21% bij op: reiskosten + 9/21% = btw.

Betaalde btw over reiskosten berekenen

Voor een bedrag inclusief btw is het lastiger om de btw hieruit te halen. Hier is een btw bereken formule voor:

Bedrag incl btw /121 x 21

Deze formule is bedoeld wanneer de reiskosten met 21% wordt belast. Wanneer de reiskosten met 9% zijn belast dan ziet de btw bereken formule er zo uit:

Bedrag incl btw /109 x 9

Bij 0% btw hoef je natuurlijk de btw niet te berekenen omdat je ook geen belasting hebt betaald. Dat is duidelijk.

Niet met reiskosten frauderen!

Nog een waarschuwing, frauderen niet met reiskosten. Dit is namelijk de meest voorkomende fraude binnen bedrijven, dit noem je ook wel een declaratie fraude. Maar met reiskosten frauderen kan ook via de belastingdienst. Denk maar eens aan teveel zakelijke kilometers opgeven. Of de klant reiskosten met btw in rekening brengen en dit vervolgens niet op de factuur zetten of opgeven bij de belastingdienst.

Met reiskosten frauderen kan een hoge boete opleveren. Het is dan ook zeker aan te raden om goed en eerlijk met reiskosten en btw over reiskosten om te gaan.

Ads: OPR

Dit artikel werd je aangeboden door Geldkip.nl